资料记录

数据库的资料记录可分为两类，佔多数的是每个坟墓里的死者资料，即一项资料记录代表一个坟墓中一位死者的资料；数据库中有1,957项资料记录是集体坟墓或墓碑，即有多过一位死者同葬于此坟墓内、或名字与其他死者一起被刻在一块碑石上，以作悼念。读者可从墓碑位置及特征两个栏目，知道这是单独的墓穴抑或集体墓碑。

数据库使用的类目

死者姓名
碑文
墓碑位置
死亡日期
死时年龄
性别
出生地点
军阶 (军团或船舰)
职业 (僱主)
死亡原因
墓坟特色 (墓石或碑石的描述)
特征立碑者

类目说明

死者姓名

这是刻在碑石上的死者姓名。读者或许会发现部份死者的姓名未必可从图片的碑石上或数据库的碑文中找到，这是因为部份集体墓碑的死者名字是分散刻于不同的碑石表面上，又或者因为作者于其他地方找到补充资料。数据库内约有60个资料条目，姓名一栏上记载了碑石的资料而非死者资料，这是因为附图是一集体墓碑的照片，记载了这组死者的背景和遇难的事件或经过。碑石上显示日文或中文文字的，姓名一栏会显示"日本姓名"或"中文姓名"，其他非英语的姓名、又或碑石上没刻有姓名的，则註以"姓名不详"。

碑文

每项资料记录的碑文是依碑石上的原文如实照录。年代久远的碑文往往因为经不起岁月

沖刷而难以辨识，而且，若碑文是荷兰文、德文或斯堪的纳维亚文等等，辨识就更加困难。当作者、研究员和数据输入员不谙碑文所用的语言时，读者会发现「碑文」类目下提供的资讯有问题。作者谨此先就数据库难以避免的错误和偶有错辨语种表示歉意。以[ ]括起的文字或符号是作者备註，非碑文原文。

如果在碑文内发现殡仪馆名称或石工姓名（一如圣约翰座堂殡葬册在编号下注明领圣俸者姓名），该编号之前以符号#标示。

读者或会发现部份碑文的末段是中断了的，相信这是因为数据档案转移时发生问题，部份碑文可透过查阅相关照片寻回遗失了的文字，但不少因照片质素欠佳而无法补回中断了的碑文，在这些情况下，编辑在碑文末段加上 "[incomplete, can't see from photo]" (意思是碑文不整全，但无法从相片中寻回)。

墓碑位置

在此类目下，各坟墓在「位置」类目下获编配段／行／位号。例如，何东爵士的坟墓被编为11B段13行2号，所以在位置类目下的编号是11B/13/2。位置的数字形式是按照香港坟场位置图历来所採用的方法编排。位置相同的墓碑在「特征」栏目内註明是 “家族墓”或 “集体墓碑”。

数据库收纳了坟场总位置图和研究者记录的各段位置图，安排于「研究者手稿」页内，方便读者翻查时，易于找到个别坟墓的位置。

出生地

基本上这类目显示死者出生的国家和城镇，但部份项目显示死者的国籍。若碑文没有註明死者的出生地点，便以死者的外国姓名和碑文的外文作为辨别其国籍的依据。在白俄社群之中，有俄国姓名及、或墓石上有俄国东正教十字架的死者，不管其在何处出生，全都被列为俄罗斯人。

去世日期

在「去世日期」类目下，日期的显示格式是以年、月、日为序，例如1884-12-25是指1884年12月25日。由于必须输入月和日，因此若墓石上的去世月日无法辨读或只显示年份，便会将月和日显示为01-01，因此，去世日期会显示为1884-01-01。

儿童

如果死者去世时未足一岁，便会被定为零岁。

为提高数据库的实用性并便于区分婴儿和儿童，如果该孩童已经过了婴儿期及年龄在5至16岁之间，无论该童是否有上学，其在「职业」类目下均会被定为学生。

职业

不少人在一生中曾转换所从事的行业。例如，有些人士最初是以驻防军人的身份抵达殖民地香港，后来退役加入警队，储蓄一笔资金后开设酒馆经营生意。我们会以其一生中最后为人所知的职业作为分类。

军阶：上校、中校或商船指挥官等

在「军阶」类目下，所有被指派为统领商船的男性均被定为船长，藉以将他们从陆军和海军上校、中校等军阶区分出来。

特征

「特征」类目标示以下讯息，包括：

若一组墓碑佔用同一位置，本栏内会以“家族墓”或“集体墓碑”标明。家族墓是同一坟墓的死者都有同一个姓氏或碑石上註明亲族关系。集体墓碑是指一组死者共葬同一墓穴或名字一同被刻在碑石上。

凡坟墓上有死者照片的一律在此类目下以"照片"註明。在墓碑上镶嵌照片的做法是华人习俗，我们几乎可以肯定为死者立碑的人（通常是妻子或直系家属）是一位华人。

凡碑文中全部或部份以中文刻写的坟墓一律在此类目下以"中文"註明。

凡碑文中全部或部份以俄文刻写的坟墓一律在此类目下以"俄文"註明。

凡有共济会标志的坟墓一律输入"共济会员"。在某些情况中，若已知死者是共济会员但其墓石没有共济会标志，便会註明死者是共济会员。

凡死者曾获颁发荣誉或奖章，在这类目下会註明"荣誉与奖项"。在另一些情况下，虽然墓石没有显示但从其他途径知悉死者曾获颁发奖项，同样在此类目下註明有荣誉与奖项。

标记石（贫民）

在某些地段（最常见于第6段）有很多用作标记的小花岗石，石上只有殡葬纪录的编号。这些标记石大多是由政府免费殓葬的死者。数据库除註明第6段这类标记石及墓石编号外，没有记录其他地段的同类标记石。附带的图片显示了这类墓石的形状及放置方法。

错误与谬误

虽然编撰人员尽力确保数据库的资料正确无误，但整理此类大型数据库难免会有若干出错和谬误。作者谨此先就无法避免的错误、遗漏、错字和谬误表示歉意。