數據庫使用指南

數據庫的資料記錄可分為兩類，佔多數的是每個墳墓裏的死者資料，即一項資料記錄代表一個墳墓中一位死者的資料；數據庫中有1,957項資料記錄是集體墳墓或墓碑，即有多過一位死者同葬於此墳墓內、或名字與其他死者一起被刻在一塊碑石上，以作悼念。讀者可從墓碑位置及特徵兩個欄目，知道這是單獨的墓穴抑或集體墓碑。

這是刻在碑石上的死者姓名。讀者或許會發現部份死者的姓名未必可從圖片的碑石上或數據庫的碑文中找到，這是因為部份集體墓碑的死者名字是分散刻於不同的碑石表面上，又或者因為作者於其他地方找到補充資料。數據庫內約有60個資料條目，姓名一欄上記載了碑石的資料而非死者資料，這是因為附圖是一集體墓碑的照片，記載了這組死者的背景和遇難的事件或經過。碑石上顯示日文或中文文字的，姓名一欄會顯示"日本姓名"或"中文姓名"，其他非英語的姓名、又或碑石上沒刻有姓名的，則註以"姓名不詳"。

每項資料記錄的碑文是依碑石上的原文如實照錄。年代久遠的碑文往往因為經不起歲月沖刷而難以辨識，而且，若碑文是荷蘭文、德文或斯堪的納維亞文等等，辨識就更加困難。當作者、研究員和數據輸入員不諳碑文所用的語言時，讀者會發現「碑文」類目下提供的資訊有問題。作者謹此先就數據庫難以避免的錯誤和偶有錯辨語種表示歉意。以[ ]括起的文字或符號是作者備註，非碑文原文。
如果在碑文內發現殯儀館名稱或石工姓名（一如聖約翰座堂殯葬冊在編號下註明領聖俸者姓名），該編號之前以符號#標示。
讀者或會發現部份碑文的末段是中斷了的，相信這是因為數據檔案轉移時發生問題，部份碑文可透過查閱相關照片尋回遺失了的文字，但不少因照片質素欠佳而無法補回中斷了的碑文，在這些情況下，編輯在碑文末段加上 "[incomplete, can't see from photo]" (意思是碑文不整全，但無法從相片中尋回)。

在此類目下，各墳墓在「位置」類目下獲編配段／行／位號。例如，何東爵士的墳墓被編為11B段13行2號，所以在位置類目下的編號是11B/13/2。位置的數字形式是按照香港墳場位置圖歷來所採用的方法編排。位置相同的墓碑在「特徵」欄目內註明是 “家族墓”或 “集體墓碑”。
數據庫收納了墳場總位置圖和研究者記錄的各段位置圖，安排於「研究者手稿」頁內，方便讀者翻查時，易於找到個別墳墓的位置。

基本上這類目顯示死者出生的國家和城鎮，但部份項目顯示死者的國籍。若碑文沒有註明死者的出生地點，便以死者的外國姓名和碑文的外文作為辨別其國籍的依據。在白俄社群之中，有俄國姓名及、或墓石上有俄國東正教十字架的死者，不管其在何處出生，全都被列為俄羅斯人。

在「去世日期」類目下，日期的顯示格式是以年、月、日為序，例如1884-12-25是指1884年12月25日。由於必須輸入月和日，因此若墓石上的去世月日無法辨讀或只顯示年份，便會將月和日顯示為01-01，因此，去世日期會顯示為1884-01-01。

如果死者去世時未足一歲，便會被定為零歲。
為提高數據庫的實用性並便於區分嬰兒和兒童，如果該孩童已經過了嬰兒期及年齡在5至16歲之間，無論該童是否有上學，其在「職業」類目下均會被定為學生。

不少人在一生中曾轉換所從事的行業。例如，有些人士最初是以駐防軍人的身份抵達殖民地香港，後來退役加入警隊，儲蓄一筆資金後開設酒館經營生意。我們會以其一生中最後為人所知的職業作為分類。
軍階：上校、中校或商船指揮官等
在「軍階」類目下，所有被指派為統領商船的男性均被定為船長，藉以將他們從陸軍和海軍上校、中校等軍階區分出來。

「特徵」類目標示以下訊息，包括：
若一組墓碑佔用同一位置，本欄內會以“家族墓”或“集體墓碑”標明。家族墓是同一墳墓的死者都有同一個姓氏或碑石上註明親族關係。集體墓碑是指一組死者共葬同一墓穴或名字一同被刻在碑石上。

凡墳墓上有死者照片的一律在此類目下以"照片"註明。在墓碑上鑲嵌照片的做法是華人習俗，我們幾乎可以肯定為死者立碑的人（通常是妻子或直系家屬）是一位華人。

凡碑文中全部或部份以中文刻寫的墳墓一律在此類目下以"中文"註明。

凡碑文中全部或部份以俄文刻寫的墳墓一律在此類目下以"俄文"註明。

凡有共濟會標誌的墳墓一律輸入"共濟會員"。在某些情況中，若已知死者是共濟會員但其墓石沒有共濟會標誌，便會註明死者是共濟會員。
凡死者曾獲頒發榮譽或獎章，在這類目下會註明"榮譽與獎項"。在另一些情況下，雖然墓石沒有顯示但從其他途徑知悉死者曾獲頒發獎項，同樣在此類目下註明有榮譽與獎項。

在某些地段（最常見於第6段）有很多用作標記的小花崗石，石上只有殯葬紀錄的編號。這些標記石大多是由政府免費殮葬的死者。數據庫除註明第6段這類標記石及墓石編號外，沒有記錄其他地段的同類標記石。附帶的圖片顯示了這類墓石的形狀及放置方法。

雖然編撰人員盡力確保數據庫的資料正確無誤，但整理此類大型數據庫難免會有若干出錯和謬誤。作者謹此先就無法避免的錯誤、遺漏、錯字和謬誤表示歉意。